Comment faire attention à vos manières avec l'étiquette par e-mail

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Communiquez clairement et évitez les ennuis courants liés aux e-mails

Malgré la prolifération des méthodes de communication en ligne, l' e - mail reste le plus populaire, avec près de 300 milliards d' e-mails envoyés chaque jour en 2019. Que vous soyez novice en matière d'e-mail ou que vous l'utilisiez depuis des décennies, assurez-vous de respecter les règles de étiquette de courrier électronique.

Illustration des 5 règles de l'étiquette du courrier électronique Nick Reiter / Copyright ©

Examinez votre message avant de l'envoyer

Après avoir entré les adresses de vos destinataires, créé une ligne d'objet appropriée, rédigé votre message et joint quelques pièces justificatives, revenez en arrière et assurez-vous que vous avez tout fait correctement :

  • Relisez le message . Est-ce que quelque chose n'est pas clair? Y a-t-il des erreurs grammaticales ou des fautes de frappe ? Avez-vous dit tout ce que vous vouliez dire?
  • Vérifiez vos sources . Un lien vers une source extérieure clarifierait-il votre propos ? Un lien aiderait-il votre destinataire à trouver un site Web rapidement ?
  • Regardez les noms des destinataires . Avez-vous oublié une personne importante qui a besoin de voir le message ? Avez-vous ajouté quelqu'un qui ne devrait pas voir le message ?
  • Regardez votre adresse . Si vous en avez plusieurs, assurez-vous d'envoyer le message à partir de celui qui convient le mieux aux fins du message.
  • Déterminez la priorité du message . Le message doit-il être marqué comme important ?
  • Ajouter des pièces justificatives . Avez-vous oublié les pièces jointes?

Ne répondez pas toujours à tous

Vous devez savoir quand et quand ne pas répondre à tous aux e-mails de groupe. Si tout le monde dans l'e-mail d'origine (celui auquel vous répondez) a besoin de savoir ce que vous avez à dire, utilisez Répondre à tous.

Par exemple, la personne A vous envoie un e-mail à vous et à la personne B pour trouver des idées sur la façon de célébrer les 10 ans de votre patron avec l'entreprise. Votre réponse est pertinente à la fois pour la personne A et la personne B, utilisez donc Répondre à tous pour répondre aux deux.

Si quelqu'un vous envoie une invitation à une fête par e-mail à vous et à 20 autres amis, votre réponse n'est pas pertinente pour les autres destinataires du courrier, utilisez donc Répondre pour envoyer une réponse uniquement à l'expéditeur d'origine.

Écrire des lignes d'objet efficaces

La clé pour rédiger un bon sujet d'e-mail est de s'assurer qu'il capture brièvement l'essence de votre message. Voici quelques exemples:

  • Réunion de vente changée à 3:00
  • Invitation de fête d'Halloween
  • Révisions du texte du site Web
  • Les 20 meilleurs choix de vidéos de cette semaine
  • Détails de votre nouvelle adhésion
  • Confirmation de votre rendez-vous
  • Demande de bénévoles pour l'événement de collecte de fonds

Pour rendre les lignes d'objet plus efficaces, incluez l'action que vous souhaitez que les destinataires effectuent, par exemple :

  • Invitation à la fête d'Halloween - RSVP avant le 11 mai
  • Révisions du texte du site Web - Approbation requise d'ici mardi

Expliquez pourquoi vous transférez

Lorsque vous transférez un e-mail de quelqu'un d'autre, expliquez au nouveau destinataire pourquoi vous le faites et comment vous vous attendez à ce qu'il en bénéficie. Par exemple, disons qu'un client, Jay, vous envoie une question, et vous ne connaissez pas la réponse. Transférez le message à votre collègue, Sara, avec une note disant : « Sara, Jay souhaite connaître le processus de connexion à notre portail à partir de son appareil mobile. Voir ci-dessous pour plus de détails. Pouvez-vous nous aider ? »

Expliquez pourquoi vous CC

Si vous envoyez une copie en copie d'un message électronique à quelqu'un , expliquez au destinataire principal que vous le faites et pourquoi. Par exemple, disons que Jenna souhaite rejoindre votre club de lecture et que vous lui envoyez des informations à ce sujet. Vous devez envoyer un cc à la responsable du club de lecture, Ann, et écrire à Jenna : « J'envoie une copie à notre responsable, Ann, afin qu'elle puisse voir ce que je vous envoie et remplir tout ce que j'aurais pu oublier. » Lorsque vous utilisez ce processus, Ann sait également pourquoi elle reçoit une copie du message.

Informez l'expéditeur que son message a été reçu

Les e-mails peuvent se perdre dans le courrier ou dans le filtre anti - spam . Par courtoisie, en particulier pour les messages importants (comme ceux avec des pièces jointes ou concernant les délais), écrivez une courte note pour informer l'expéditeur que son e-mail a été reçu . Par exemple, si votre patron vous envoie un nouveau projet sur lequel travailler, répondez : « Compris, je commencerai demain ».

Utilisez les acronymes avec parcimonie

Tout le monde ne connaît pas tous les acronymes, alors utilisez-en le moins possible, et seulement lorsque vous êtes sûr que le destinataire sait ce qu'ils signifient. Il existe plusieurs acronymes couramment utilisés dans la correspondance commerciale par courrier électronique. Voici quelques-uns:

  • ASAP : Dès que possible
  • BTW : Au fait
  • NEM : Fin de journée
  • EOM : Fin du message (généralement utilisé dans la ligne d'objet pour indiquer qu'il n'y a pas de corps d'e-mail à suivre)
  • EOW : Fin de semaine
  • Pour info : pour votre information
  • OMI : À mon avis
  • OOO : Absent du bureau
  • O/N : Oui ou Non

Soyez prudent avec le sarcasme et l'humour

Parce que vous ne comprenez pas le contexte des expressions faciales et du ton de la voix dans les e-mails, ce n'est pas un bon moyen d'exprimer du sarcasme ou de l'humour, en particulier avec des destinataires que vous ne connaissez pas bien. Exprimez votre message de manière simple et directe, au moins jusqu'à ce que vous appreniez à mieux connaître un destinataire. Si vous ne pouvez vraiment pas vous en empêcher, ajoutez une émoticône souriante ou riante pour montrer que vous plaisantez.

Choisissez une fin appropriée

Parfois, il est difficile de savoir comment terminer un message électronique . Voici quelques suggestions, basées sur la situation :

  • Merci ou merci beaucoup : Si vous demandez une faveur.
  • Amour ou câlins : Si le destinataire est un ami ou un membre de la famille.
  • Cheers or Best : Si le destinataire est une simple connaissance.
  • Cordialement : Si votre message est formel.
  • Meilleures salutations ou cordiales salutations : Si vous souhaitez conserver un ton commercial formel.
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