Sauvegardez vos données et d'autres stratégies pour protéger vos documents
Perdre des documents importants que vous avez passé tant de temps à créer est frustrant, surtout si vous êtes comme la plupart des utilisateurs, qui créent des documents directement sur l'ordinateur et ne bénéficient pas d'une copie manuscrite.
Voici six façons de protéger vos documents de traitement de texte.
Ne stockez jamais vos documents sur votre lecteur OS
Alors que la plupart des traitements de texte enregistrent vos fichiers dans le dossier Mes documents, c'est le pire endroit pour eux. Qu'il s'agisse d'un virus ou d'une panne logicielle, la plupart des problèmes informatiques affectent le système d'exploitation et, souvent, la seule solution consiste à reformater le lecteur et à réinstaller le système d'exploitation. Dans un tel cas, tout ce qui se trouve sur le disque sera perdu.
L'installation d'un deuxième disque dur sur votre ordinateur est un moyen relativement peu coûteux de résoudre ce problème. Un deuxième disque dur interne ne sera pas affecté si le système d'exploitation est corrompu, et il peut même être installé sur un autre ordinateur si vous devez en acheter un nouveau.
Si vous êtes sceptique quant à l'installation d'un deuxième disque interne, un disque dur externe est une excellente option. Un lecteur externe peut être connecté à n'importe quel ordinateur à tout moment en le branchant sur un port USB ou FireWire. De nombreux disques externes ont également l'avantage supplémentaire de sauvegardes en une seule touche ou planifiées ; vous spécifiez les dossiers et la planification, et le logiciel s'occupe du reste.
Sauvegardez vos fichiers régulièrement
Stocker vos fichiers dans un emplacement différent de celui de votre système d'exploitation n'est pas suffisant ; vous devez créer des sauvegardes régulières de vos fichiers. Augmentez vos chances de récupérer un fichier en en faisant une deuxième sauvegarde. Si les données sont importantes, envisagez de stocker une sauvegarde dans un coffre-fort ignifuge.
Méfiez-vous des pièces jointes des e-mails
Même si vous êtes certain qu'ils ne contiennent pas de virus , les pièces jointes aux e-mails peuvent vous faire perdre des données. Par exemple, si vous recevez un document portant le même nom qu'un autre sur votre lecteur et que votre logiciel de messagerie est configuré pour enregistrer les pièces jointes au même emplacement, vous courez le risque d'écraser le fichier qui s'y trouve déjà. Cela se produit souvent lorsque vous collaborez sur un document et que vos collègues envoient des mises à jour par e-mail.
Configurez votre programme de messagerie pour enregistrer les pièces jointes dans un emplacement unique ou, à défaut, réfléchissez-y à deux fois avant d'enregistrer une pièce jointe sur votre disque dur.
Attention à l'erreur de l'utilisateur
Tirez parti des protections incluses dans votre traitement de texte, telles que les fonctionnalités de gestion des versions et le suivi des modifications. Les utilisateurs perdent souvent des données lorsqu'ils modifient un document et suppriment accidentellement des parties. Une fois le document enregistré, les parties modifiées ou supprimées sont perdues, sauf si vous avez activé les fonctionnalités qui stockent les modifications pour vous.
Si vous ne souhaitez pas utiliser les fonctionnalités avancées, utilisez la touche F12 avant de commencer à travailler pour enregistrer le fichier sous un nom différent. Ce n'est pas aussi organisé que certaines des autres méthodes, mais c'est une méthode utile.
Aller vers le Cloud
Le stockage de fichiers et de leurs sauvegardes dans le cloud est de plus en plus courant. Le stockage en nuage offre de nombreux avantages, tels que des allocations d'espace généreuses, une facilité d'utilisation, un accès où que vous soyez et quel que soit l'appareil que vous utilisez, et la fiabilité.
Les services de stockage en nuage sauvegardent leurs serveurs, il existe donc une double couche de protection pour les fichiers stockés de cette manière. Pour ces raisons, le stockage en nuage est de plus en plus la meilleure option pour la plupart des gens.
Il existe plusieurs options gratuites grand public :
- Google Drive offre 15 Go avec chaque compte Google.
- Les utilisateurs de Mac obtiennent 5 Go avec iCloud , qui est intégré à chaque appareil Apple.
- Microsoft fournit 5 Go d'espace avec OneDrive , qui est fourni avec les comptes Microsoft 365 et Xbox.
Si vous avez besoin de plus d'espace de stockage, les services ci-dessus proposent des options payantes, comme le font d'autres sociétés de stockage en nuage.
Conservez des copies papier de vos documents
Cela ne vous empêchera pas de saisir et de formater à nouveau votre document, mais conserver une copie imprimée d'un document important vous assurera au moins d'avoir le contenu du fichier, et c'est mieux que de n'avoir rien du tout.
