Vous voulez participer à une réunion ou conférence en ligne en étant à domicile ? Voici ce que vous devez faire pour meilleure étiquette
Conseils pour être performant dans une conférence en ligne
Avec autant d'entreprises qui choisissent désormais de mener des réunions cruciales en ligne , être un participant actif et précieux aux réunions en ligne est devenu une compétence importante sur le lieu de travail. Les réunions en ligne offrent une excellente opportunité pour l'échange d'idées entre des employés dispersés qui pourraient ne pas avoir la possibilité d'interagir en personne sur une base régulière, les établissant comme des membres précieux de l'équipe et créant une camaraderie parmi les employés. Les conseils ci-dessous vous aideront à en savoir plus sur la façon de participer à une réunion en ligne .
01. Être à l'heure
Si quelque chose vous empêche d'assister à temps à une réunion en ligne, informez-en l'organisateur. Gardez à l'esprit que le logiciel de réunion en ligne permet aux participants de savoir qui se connecte et quand. Cela signifie que vous ne pourrez pas rejoindre la réunion avec une demi-heure de retard sans être remarqué. Être en retard à une réunion en ligne est tout aussi irrespectueux que d'entrer tard dans la salle de réunion.
02. Faites une pause à l'avance
Les réunions en ligne ne durent généralement pas pendant des heures, il n'y a donc pas de pause naturelle pour vous excuser. De plus, les réunions organisées sur Internet ont tendance à être rapides et les gens peuvent même être réticents ou ennuyés à devoir s'arrêter et attendre jusqu'à ce que vous reveniez pour qu'ils continuent la discussion. Alors prenez un verre d'eau ou allez aux toilettes avant la réunion. Aussi, ne vous faufilez pas hors de la réunion sans en informer qui que ce soit; on ne sait jamais quand quelqu'un pourrait vous poser une question. Si vous avez une urgence, faites savoir à l'organisateur de la réunion que vous devez sortir pendant quelques minutes et vous le saurez à votre retour. La meilleure façon de le faire est d'utiliser la fonction de chat de votre logiciel de réunion en ligne, afin de ne pas perturber le présentateur .
03. Gardez un comportement professionnel
Bien que vous puissiez assister à votre réunion en ligne dans le confort de votre bureau ou même de votre domicile, votre ton ne devrait pas être moins formel que si vous étiez dans une salle de réunion, entouré de vos pairs et de vos supérieurs. Cela signifie que vous devez garder à distance tous les commentaires concernant vos chats ou vos enfants, même s'ils sont dans la pièce voisine. Cela montre que vous êtes un professionnel de confiance, capable de séparer votre vie personnelle et professionnelle, même s'ils partagent le même toit.
04. Ne comptez pas simplement écouter
Ce n'est pas parce que la réunion est en ligne que vous pouvez travailler sur autre chose tout en écoutant. Si vous avez été invité à la réunion, c'est parce que le présentateur apprécie votre contribution. Même s'il n'y a pas beaucoup de chances de participer, vous devriez quand même prendre activement des notes. La réunion en ligne sur laquelle vous avez travaillé sur quelque chose d'autre pourrait bien avoir quelque chose qui vous sera important. Si vous devez terminer un travail le même jour que la réunion, indiquez que vous n'êtes pas disponible pour assister à la réunion ce jour-là, ou organisez-vous suffisamment bien pour ne pas avoir à y travailler.
05. Faites-en un point pour participer
Qu'il s'agisse de poser une question pendant la session de questions / réponses, de partager les réalisations de votre équipe ou toute autre histoire ou idée appropriée, prévoyez d'avoir votre mot à dire lors de la réunion. Tout bon hôte demandera des commentaires lors de la réunion et ne passera pas tout le temps à parler à l'équipe. Profitez-en pour montrer que vous êtes non seulement présent mais aussi attentif. Dites votre nom avant de parler, afin que les participants sachent qui s'adresse à eux. Gardez à l'esprit que vous devez parler avec assurance et clarté, comme vous le feriez lors d'une réunion en personne. Si votre entreprise n'est pas dans un langage informel, alors abstenez-vous de l'utiliser même si un paramètre en ligne peut sembler plus informel qu'un face à face.
06. Pratique avant la réunion
Si on vous a demandé de partager une diapositive ou de faire une présentation pendant la réunion, vous devez vous assurer que non seulement cela est fait selon les normes requises par l'organisateur, mais que vous avez également pratiqué la livraison de votre matériel. S'il s'agit de votre première réunion en ligne utilisant un certain logiciel , demandez à l'organisateur de la réunion s'il peut faire un essai avec vous, pour vous assurer que vous êtes à l'aise avec le logiciel. Si vous connaissez déjà le logiciel, il vous suffit de vous entraîner à la présentation. Sachez ce que vous allez dire et évitez de lire un signal lors de votre présentation. Lire certains faits et chiffres est bien, mais vous ne voulez pas ressembler à ces opérateurs de télémarketing qui vous appellent à froid. Assurez-vous que votre présentation est fluide et livrée en douceur.
07. Ne parlez pas hors de tour
Si c'est au tour de quelqu'un d'autre de présenter, laissez-le finir sans interruption. Attendez qu'ils soient terminés, puis commentez ou posez des questions. À moins que le présentateur n'ait précisé qu'il est acceptable que les participants interrompent la présentation, abstenez-vous de parler quand c'est le tour de quelqu'un d'autre. Sinon, non seulement la réunion sera retardée, mais elle peut également être hors sujet. Gardez à l'esprit que ceux qui participent à des réunions en ligne n'ont pas la possibilité de donner des indices visuels qu'ils aimeraient parler, laissant le présentateur résumer soigneusement un point qu'ils souhaitent faire avant de prendre le commentaire ou la question. Ainsi, toute interruption sera vocale, perturbant le flux naturel de la réunion.
En suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez vous assurer que vous n'êtes pas seulement considéré comme professionnel, mais que vous savez comment vous comporter lors d'une réunion en ligne. Bien que l'Internet soit considéré par beaucoup comme un média assez informel, lorsqu'il est utilisé au travail, il requiert toujours les mêmes courtoisies que celles que vous auriez avec vos collègues face à face.
