Voici comment envoyer un seul message électronique à plusieurs personnes et gagner du temps avec Outlook
Outlook utilise des groupes de contacts pour stocker les membres d'une liste de distribution. Après avoir créé un groupe de contacts et ajouté des contacts, créez un message électronique et adressez-le au groupe de contacts. De cette façon, tous les membres de la liste de distribution reçoivent le même message et vous gagnez du temps.
Les instructions de cet article s'appliquent à Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook pour Office 365.
Comment configurer une liste de distribution dans Outlook
Pour créer un groupe de contacts dans Outlook, créez la liste et choisissez l'emplacement de stockage. Voici comment:
Étape 1 : Ouvrez Outlook.
Étape 2 : Accédez à l’onglet Accueil et sélectionnez Nouveaux éléments.
Étape 3 : Sélectionnez Plus d'éléments > Groupe de contacts. Ou appuyez sur Ctrl + Maj + L.
Étape 4 : Dans la fenêtre Groupe de contacts, placez le curseur dans la zone de texte Nom et entrez un nom pour la liste de diffusion.
Pour envoyer un courrier électronique à la liste de distribution, entrez le nom de la liste dans la zone de texte À d'une nouvelle fenêtre de message.
Étape 5 : Laissez la fenêtre Contact Group ouverte.
Ajouter des membres à un groupe de contacts Outlook
Une fois le groupe créé et enregistré, ajoutez des contacts à la liste de distribution.
Pour ajouter des contacts à un groupe de contacts:
Étape 1 : Dans la fenêtre Groupe de contacts, accédez à l’onglet Groupe de contacts.
Étape 2 : Sélectionnez Ajouter des membres > À partir des contacts Outlook.
Étape 3 : Dans la boîte de dialogue Sélectionner les membres: Contacts, choisissez un contact et sélectionnez Membres pour ajouter ce contact à la liste de distribution.
Si un contact ne figure pas dans la liste, recherchez-le par son nom ou son adresse électronique. Si vous ne trouvez toujours pas le contact, sélectionnez la flèche de la liste déroulante Carnet d'adresses et choisissez une autre liste.
Étape 4 : Répétez l'étape 3 pour chacun des contacts que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution.
Étape 5 : Sélectionnez OK.
Étape 6 : Dans la fenêtre Groupe de contacts, sélectionnez Enregistrer et fermer.
Créer un nouveau contact dans une liste de distribution
Pour ajouter des destinataires ne figurant pas dans votre carnet d'adresses Outlook à un groupe de contacts:
Étape 1 : Accédez à Outlook People et double-cliquez sur la liste de distribution.
Étape 2 : Dans la fenêtre Groupe de contacts, accédez à l’onglet Groupe de contacts et sélectionnez Ajouter des membres > Nouveau contact de messagerie.
Étape 3 : Dans la zone de texte Nom complet, saisissez un nom pour le contact.
Si vous ne connaissez pas le nom du contact, entrez son adresse électronique ou tapez un alias.
Étape 4 : Dans la zone de texte Adresse électronique, entrez l'adresse électronique du nouveau contact.
Étape 5 : Si vous ne souhaitez pas ajouter le nouveau membre au carnet d'adresses, décochez la case Ajouter aux contacts.
Étape 6 : Sélectionnez OK.
Étape 7 : Dans la fenêtre Groupe de contacts, sélectionnez Enregistrer et fermer pour enregistrer les modifications dans la liste de distribution.
Comment partager un groupe de contacts dans Outlook
Y a-t-il d'autres personnes qui pourraient en bénéficier si elles avaient votre liste de distribution? Au lieu de leur demander de créer le même groupe de contacts à partir de rien, partagez-le avec eux. C'est aussi simple que d'envoyer une pièce jointe à un courriel.
Pour partager un groupe de contact:
Étape 1 : Allez dans Outlook People.
Étape 2 : Double-cliquez sur le groupe de distribution que vous souhaitez partager.
Étape 3 : Dans la fenêtre Groupe de contacts, accédez à l’onglet Groupe de contacts et sélectionnez Groupe de transfert > En tant que contact Outlook .
Choisissez Au format Internet (vCard) pour joindre un fichier texte contenant les noms et adresses des membres du groupe.
Étape 4 : Adressez le message à la personne à qui vous souhaitez envoyer la liste de diffusion.
Étape 5 : Sélectionnez Envoyer .
Importer un groupe de contacts Outlook partagé avec vous par courrier électronique
Si quelqu'un a créé une liste de distribution dans Outlook et vous l'a envoyé par courrier électronique en tant que fichier de contact Outlook, importez-la dans votre carnet d'adresses et utilisez-la comme votre propre.
Étape 1 : Ouvrez le message contenant le fichier de contact Outlook joint pour le groupe.
Étape 2 : Sélectionnez la flèche de la liste déroulante des pièces jointes.
Étape 3 : Sélectionnez Ouvrir .
Étape 4 : Dans la fenêtre Contact Group, sélectionnez File > Info .
Étape 5 : Sélectionnez Déplacer vers un dossier > Copier dans un dossier.
Étape 6 : Dans la boîte de dialogue Copier l'élément dans, sélectionnez le dossier Contacts.
Étape 7 : Sélectionnez OK.
Étape 8 : Avec votre liste de distribution en place et prête, vous pouvez commencer à envoyer des messages à ses membres.
Si vous souhaitez davantage de contrôle sur vos listes de distribution, utilisez des catégories de contacts pour former des listes de diffusion élégantes.
