Comment personnaliser les données des cellules avec la fonction IF d'Excel

Image illustrant : Personnaliser les données des cellules avec la fonction IF dExcel

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La fonction IF de Microsoft Excel peut vous aider à avoir des données personnalisées dans vos feuilles de calcul. Voici comment l'utiliser

01. Fonctionnement de la fonction IF

=IF(D6<3000, $D$3*D6,$D4*D6)

Présentation de la fonction IF

La fonction IF dans Excel peut être utilisée pour personnaliser le contenu de cellules spécifiques selon que certaines conditions des autres cellules de feuille de calcul que vous spécifiez sont remplies ou non.

La forme ou la syntaxe de base de la fonction IF d'Excel est :

= IF (logic_test, value_if true, value_if_false)

Ce que fait la fonction est :

  • Teste pour voir si une condition spécifiée - le test logique - est vraie ou fausse.
  • Si la condition est vraie, la fonction exécutera l'action identifiée dans la valeur if true argument
  • Si la condition est fausse, elle exécutera l'action spécifiée dans la valeur if false argument.

Les actions effectuées peuvent inclure l'exécution d'une formule , l'insertion d'une instruction de texte ou la suppression d'une cellule cible désignée .

Guide étape par étape de la fonction IF

Ce didacticiel utilise la fonction IF suivante pour calculer un montant de déduction annuelle pour les employés en fonction de leur salaire annuel.

 =IF(D6<30000,$D$3*D6,$D$4*D6)

À l'intérieur des crochets, les trois arguments effectuent les tâches suivantes:

  1. Le test logique vérifie si le salaire d'un employé est inférieur à 30 000 $
  2. Si moins de 30 000 $, la valeur si l' argument vrai multiplie le salaire par le taux de retenue de 6%
  3. S'il n'est pas inférieur à 30 000 $, la valeur en cas de faux argument multiplie le salaire par le taux de retenue de 8%

Les pages suivantes répertorient les étapes utilisées pour créer et copier la fonction IF vue dans l'image ci-dessus pour calculer cette déduction pour plusieurs employés.

Étapes du didacticiel :

  1. Saisie des données du didacticiel
  2. Démarrage de la fonction IF
  3. Saisie de l'argument de test logique
  4. Saisie de la valeur si true Argument
  5. Entrer la valeur en cas de faux argument et terminer la fonction IF
  6. Copie de la fonction IF à l'aide de la poignée de remplissage

Saisie des données du didacticiel

Entrez les données dans les cellules C1 à E5 d'une feuille de calcul Excel, comme indiqué dans l'image ci-dessus.

Les seules données non saisies à ce stade sont la fonction IF elle-même située dans la cellule E6.

Pour ceux qui n'ont pas envie de taper, utilisez ces instructions pour copier les données dans une feuille de calcul Excel.

NB : Les instructions de copie des données n'incluent pas les étapes de formatage de la feuille de calcul. Cela n'interfère pas avec la fin du didacticiel. Votre feuille de calcul peut sembler différente de l'exemple illustré, mais la fonction IF vous donnera les mêmes résultats.

02. Démarrage de la fonction IF

Boîte de dialogue Fonction IF

Bien qu'il soit possible de taper simplement la fonction IF

 =IF(D6<30000, $D$3*D6,$D$4*D6)

dans la cellule E6 de la feuille de calcul , de nombreuses personnes trouvent plus facile d'utiliser la boîte de dialogue de la fonction pour entrer la fonction et ses arguments.

Comme le montre l'image ci-dessus, la boîte de dialogue permet de saisir facilement les arguments de la fonction un à la fois sans avoir à se soucier d'inclure les virgules qui servent de séparateurs entre les arguments.

Dans ce didacticiel, la même fonction est utilisée plusieurs fois, à la seule différence que certaines références de cellule sont différentes selon l'emplacement de la fonction.

La première étape consiste à entrer la fonction dans une cellule de telle manière qu'elle puisse être copiée correctement dans d'autres cellules de la feuille de calcul.

Étapes du didacticiel

  1. Cliquez sur la cellule E6 pour en faire la cellule active - c'est là que se trouvera la fonction IF
  2. Cliquez sur l' onglet Formules du ruban
  3. Cliquez sur l' icône Logique  pour ouvrir la liste déroulante des fonctions
  4. Cliquez sur IF dans la liste pour afficher la boîte de dialogue de la fonction IF

Les données qui seront entrées dans les trois lignes vides de la boîte de dialogue formeront les arguments de la fonction IF .

Option de raccourci du didacticiel

Pour poursuivre ce didacticiel, vous pouvez

  • entrez les arguments dans la boîte de dialogue comme indiqué dans l'image ci-dessus, puis passez à la dernière page qui couvre la copie de la fonction IF sur les lignes 7 à 10;
  • ou suivez les trois pages suivantes qui donnent des instructions et des explications détaillées pour saisir les trois arguments.

03. Saisie de l'argument de test logique

Saisie de l'argument de test logique

Le test logique peut être n'importe quelle valeur ou expression qui vous donne une réponse vraie ou fausse. Les données qui peuvent être utilisées dans cet argument sont les nombres, les références de cellule , les résultats des formules ou les données de texte.

Le test logique est toujours une comparaison entre deux valeurs, et Excel dispose de six opérateurs de comparaison qui peuvent être utilisés pour tester si les deux valeurs sont égales ou si une valeur est inférieure ou supérieure à l'autre.

Dans ce didacticiel, la comparaison est entre la valeur de la cellule E6 et le salaire de seuil de 30 000 $.

Comme l'objectif est de savoir si E6 est inférieur à 30 000 $, l' opérateur inférieur à " < " est utilisé.

Étapes du didacticiel

  1. Cliquez sur la ligne Logical_test dans la boîte de dialogue
  2. Cliquez sur la cellule D6 pour ajouter cette référence de cellule à la ligne Logical_test .
  3. Tapez la touche inférieure à " < " sur le clavier.
  4. Tapez 30000 après le symbole inférieur à.
  5. Le test logique terminé doit se lire: D6 <3000

Remarque : N'entrez pas le signe dollar ($) ou une virgule (,) avec le montant ci-dessus. Un message d'erreur non valide apparaîtra à la fin de la ligne Logical_test si l'un de ces symboles est entré avec les données.

04. Saisie de la valeur If True Argument

Saisie de l'argument Value_if_true

L'argument Value_if_true indique à la fonction IF ce qu'il faut faire si le test logique est vrai.

L'argument Value_if_true peut être une formule , un bloc de texte, un nombre, une référence de cellule ou la cellule peut être laissée vide.

Dans ce didacticiel, si le salaire annuel de l'employé situé dans la cellule D6 est inférieur à 30000 $, la fonction SI consiste à utiliser une formule pour multiplier le salaire par le taux de retenue de 6%, situé dans la cellule D3.

Références relatives des cellules vs références absolues des cellules

Une fois terminée, l'intention est de copier la fonction IF dans E6 dans les cellules E7 à E10 pour connaître le taux de déduction pour les autres employés répertoriés.

Normalement, lorsqu'une fonction est copiée dans d'autres cellules, les références de cellule dans la fonction changent pour refléter le nouvel emplacement de la fonction.

Celles-ci sont appelées références de cellule relatives et elles facilitent normalement l'utilisation de la même fonction à plusieurs emplacements.

Parfois, cependant, la modification des références de cellule lorsqu'une fonction est copiée entraîne des erreurs.

Pour éviter de telles erreurs, les références de cellule peuvent être rendues absolues, ce qui les empêche de changer lorsqu'elles sont copiées.

Les références de cellule absolues sont créées en ajoutant des signes dollar autour d'une référence de cellule normale, comme $D$3.

L'ajout des signes dollar se fait facilement en appuyant sur la touche F4 du clavier après que la référence de cellule a été entrée dans une cellule de feuille de calcul ou dans une boîte de dialogue de fonction.

Références de cellules absolues

Pour ce didacticiel, les deux références de cellule qui doivent rester les mêmes pour toutes les instances de la fonction IF sont D3 et D4 - les cellules contenant les taux de déduction.

Par conséquent, pour cette étape, lorsque la référence de cellule D3 est entrée dans la ligne Value_if_true de la boîte de dialogue, ce sera comme une référence de cellule absolue $D$3.

Étapes du didacticiel

  1. Cliquez sur la ligne Value_if_true dans la boîte de dialogue.
  2. Cliquez sur la cellule D3 dans la feuille de calcul pour ajouter cette référence de cellule à la ligne Value_if_true .
  3. Appuyez sur la touche F4 du clavier pour faire de E3 une référence de cellule absolue ( $D$3 ).
  4. Appuyez sur la touche astérisque ( * ) du clavier. L'astérisque est le symbole de multiplication dans Excel.
  5. Cliquez sur la cellule D6 pour ajouter cette référence de cellule à la ligne Value_if_true .
  6. La ligne Value_if_true complétée doit se lire: $D$3*D6 .

Remarque : D6 n'est pas entré comme référence de cellule absolue car il doit changer lorsque la fonction est copiée

05. Saisie de la valeur en cas de faux argument

Saisie de l'argument Value_if_false

L'argument Value_if_false indique à la fonction IF ce qu'il faut faire si le test logique est faux.

L'argument Value_if_false peut être une formule , un bloc de texte, une valeur , une référence de cellule ou la cellule peut être laissée vide.

Dans ce didacticiel, si le salaire annuel de l'employé situé dans la cellule D6 n'est pas inférieur à 30000 $, la fonction SI consiste à utiliser une formule pour multiplier le salaire par le taux de retenue de 8% - situé dans la cellule D4.

Comme à l'étape précédente, pour éviter les erreurs lors de la copie de la fonction IF terminée, le taux de déduction dans D4 est entré comme référence de cellule absolue ($D$4).

Étapes du didacticiel

  1. Cliquez sur la ligne Value_if_false dans la boîte de dialogue
  2. Cliquez sur la cellule D4 pour ajouter cette référence de cellule à la ligne Value_if_false
  3. Appuyez sur la touche F4 du clavier pour faire de D4 une référence de cellule absolue ($D$4).
  4. Appuyez sur la touche astérisque ( * ) du clavier. L'astérisque est le symbole de multiplication dans Excel.
  5. Cliquez sur la cellule D6 pour ajouter cette référence de cellule à la ligne Value_if_false .
  6. La ligne Value_if_false complétée doit se lire: $D$4*D6 .
  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et entrez la fonction IF terminée dans la cellule E6.
  8. La valeur de 3 678,96 $ doit apparaître dans la cellule E6.
  9. Puisque B. Smith gagne plus de 30 000 $ par année, la fonction SI utilise la formule 45 987 $ * 8% pour calculer sa déduction annuelle.
  10. Lorsque vous cliquez sur la cellule E6 , la fonction complète
    = IF(D6<3000,$D$3*D6,$D$4*D6) apparaît dans la barre de formule au-dessus de la feuille de calcul

Remarque : D6 n'est pas entré comme référence de cellule absolue car il doit changer lorsque la fonction est copiée

Si les étapes de ce didacticiel ont été suivies, votre feuille de calcul doit contenir la même fonction IF que celle présentée dans l'image de la page 1.

06. Copie de la fonction IF à l'aide de la poignée de remplissage

Copie de la fonction IF à l'aide de la poignée de remplissage

Pour compléter la feuille de calcul , nous devons ajouter la fonction IF aux cellules E7 à E10.

Comme nos données sont présentées selon un modèle régulier, nous pouvons copier la fonction IF de la cellule E6 dans les quatre autres cellules.

Lorsque la fonction est copiée, Excel met à jour les références de cellule relatives pour refléter le nouvel emplacement de la fonction tout en conservant la référence de cellule absolue .

Pour copier notre fonction, nous utiliserons la poignée de remplissage .

Étapes du didacticiel

  1. Cliquez sur la cellule E6 pour en faire la cellule active .
  2. Placez le pointeur de la souris sur le carré noir dans le coin inférieur droit. Le pointeur se transforme en signe plus "+".
  3. Cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites glisser la poignée de remplissage vers le bas jusqu'à la cellule F10 .
  4. Relâchez le bouton de la souris. Les cellules E7 à E10 seront remplies avec les résultats de la fonction IF.
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