Comment paramétrer les réponses automatiques dans Outlook?

Cet article explique comment créer un message de réponse d'absence du bureau pour Outlook 2019, 2016, 2013 ; Outlook pour Microsoft 365 et Outlook.com, selon le type de compte que vous utilisez. Il explique également comment déterminer si vous avez un compte Exchange.

Comment définir des réponses automatiques dans Outlook

Une réponse automatique efficace d'absence du bureau dans Outlook garantit que pendant votre absence, les gens savent que vous n'êtes pas disponible à votre retour et ce qu'ils doivent faire s'ils ont un problème qui nécessite une attention immédiate.

La configuration d'une réponse d'absence dans Outlook diffère selon que votre compte de messagerie se trouve sur un serveur Microsoft Exchange ou s'il s'agit d'un compte de messagerie IMAP ou POP (comme les services de messagerie courants tels que Gmail, Yahoo Mail et autres).

Comment savoir si vous avez un compte Exchange

Si vous n'êtes pas sûr d'utiliser Outlook avec un compte Exchange, regardez dans la barre d'état en bas de la fenêtre Outlook. Si vous utilisez un compte Exchange, vous verrez Connecté à : Microsoft Exchange dans la barre d'état.

Créez votre modèle d'e-mail de réponse automatique

Pour configurer une réponse automatique dans Outlook pour un compte de messagerie IMAP ou POP (pour Exchange, voir ci-dessous), utilisez la fonction de règles d'Outlook. Commencez par créer un modèle d'e-mail pour l'e-mail de réponse automatique qui sera envoyé aux destinataires pendant votre absence.

1. Sélectionnez Nouvel e-mail .

2. Saisissez l' objet de l'e-mail et le texte du message indiquant au destinataire que vous n'êtes pas disponible.

   Faites savoir aux destinataires quand ils peuvent s'attendre à une réponse personnelle de votre part et soyez conscient de la quantité d'informations que vous révélez dans votre réponse automatique, car révéler trop d'informations peut présenter un risque .

3. Lorsque vous avez terminé de composer votre message de réponse automatique, sélectionnez Fichier.

4. Sélectionnez Enregistrer sous .

5. Sélectionnez la flèche déroulante Enregistrer en tant que type et sélectionnez Modèle Outlook .

6. Outlook utilise par défaut l'objet du modèle comme nom dans la zone de texte Nom de fichier. Remplacez-le par tout ce que vous aimez qui vous permet de savoir qu'il s'agit de votre fichier de modèle d'e-mail d'absence du bureau.

7. Sélectionnez Enregistrer .

8. Fermez la fenêtre des messages.

Créer une règle de réponse automatique d'absence du bureau

La prochaine étape pour les comptes de messagerie IMAP ou POP consiste à configurer une règle Outlook. Cette règle enverra une réponse en utilisant le modèle que vous avez créé dans la section précédente.

1. Sélectionnez Fichier > Informations .

2. Sélectionnez  Gérer les règles et alertes .

3. Sélectionnez l'  onglet Règles de messagerie .

4. Sous  Appliquer les modifications à ce dossier , sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous créez la réponse automatique.

   Vous aurez la possibilité d'appliquer votre nouvelle règle à tous les comptes dans une étape ultérieure.

5. Sélectionnez Nouvelle règle .

6. Dans la section Démarrer à partir d'une règle vide , sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois .

7. Sélectionnez Suivant .

8. Sous Étape 1 : Sélectionnez la ou les conditions , cochez la case Où se trouve mon nom dans la case À .

   La règle de réponse automatique répond à tous les messages entrants si vous décochez toutes les cases de condition.

9. Sélectionnez Suivant .

10. Sous Étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs actions , cochez la case de réponse à l'aide d'un modèle spécifique .

11. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée) , sélectionnez le lien d' un modèle spécifique .

12. Sélectionnez la flèche de la liste déroulante Rechercher dans , puis sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers .

13. Mettez en surbrillance le modèle que vous avez créé.

14. Sélectionnez Ouvrir .

15. Dans la boîte de dialogue Assistant de règles , sélectionnez Suivant .

16. Sous Étape 1 : sélectionnez les exceptions , cochez la case sauf s'il s'agit d'une réponse automatique .

17. Sélectionnez Suivant .

18. Sous Étape 1 : spécifiez un nom pour cette règle , saisissez un nom pour votre règle de réponse automatique.

19. Sous Étape 2 : Configurer les options de règle , cochez la case Activer cette règle si vous souhaitez activer le répondeur automatique. Si vous ne voulez pas que la réponse automatique soit active maintenant, décochez la case.

    Si vous avez plusieurs comptes de messagerie dans lesquels vous souhaitez utiliser ce répondeur automatique, cochez la case Créer cette règle sur tous les comptes .

20. Sélectionnez Terminer .

21. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes , sélectionnez OK .

Comment activer et désactiver les réponses automatiques pour les comptes de messagerie IMAP et POP

Pour les comptes de messagerie IMAP et POP, activez le répondeur automatique chaque fois que vous en avez besoin. Accédez à Fichier > Gérer les règles et alertes > Règles de messagerie ,  cochez la case en regard de votre règle de réponse automatique, puis sélectionnez OK .

Pour désactiver le répondeur, décochez la case, puis sélectionnez OK .

Réponses automatiques pour les comptes Microsoft Exchange

Si votre compte de messagerie est un compte Microsoft Exchange (vous pouvez configurer un compte Outlook.com en tant que compte Exchange dans Outlook ), vous pouvez configurer une réponse automatique d'absence du bureau directement sur le serveur. Suivez ces étapes pour Outlook 2019, 2016 et Outlook pour Microsoft 365.

1. Sélectionnez Fichier > Informations .

2. Sélectionnez Réponses automatiques .

3. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques . Composez votre message de réponse automatique dans la zone de texte.

   Pour désactiver une réponse automatique, accédez à la boîte de dialogue Réponses automatiques et sélectionnez Ne pas envoyer de réponses automatiques . Les réponses automatiques ne sont plus envoyées.

4. Éventuellement , définissez la période pendant laquelle vous souhaitez que la réponse automatique soit active. Cochez la case Envoyer uniquement pendant cette période . Réglez ensuite l' heure de début et l' heure de fin . Seuls les messages reçus pendant cette plage recevront une réponse automatique.

5. Si vous travaillez au sein d'une entreprise ou d'une organisation, vous pouvez disposer d'options supplémentaires pour vos réponses automatiques :

   • À l'intérieur de mon organisation : ce message est envoyé aux messages reçus d'autres personnes au sein de la même entreprise ou organisation que vous.
   • En dehors de mon organisation : le message est envoyé à des personnes extérieures à votre organisation. Cochez la case Répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation .

   Les réponses automatiques comportent des risques de sécurité .

6. Sélectionnez OK .

Outils et compléments de réponse automatique Outlook

Au lieu de configurer manuellement une règle dans Outlook, utilisez un complément comme Mail Responder pour Outlook ou des outils comme Email Responder (FreeBusy)  ou Auto Reply Manager . Ces outils sont intelligents pour n'envoyer que les réponses d'absence du bureau nécessaires.

Pour conserver les réponses d' absence du bureau de manière plus centralisée sur un serveur Exchange (y compris les modèles comportant des champs fusionnés avec Active Directory), essayez Symprex Out-of-Office Manager .

Comment activer les réponses automatiques sur Outlook.com

L'activation des réponses automatiques sur Outlook.com est un processus simple. La fonctionnalité n'offre pas autant d'options que le logiciel Outlook, mais elle est facile à utiliser.

1. Sur la page Courrier Outlook.com, sélectionnez Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook .

2. Sélectionnez Courrier > Réponses automatiques .

3. Activez la bascule Activer les réponses automatiques.

   Pour désactiver les réponses automatiques, désactivez l'option Réponses automatiques activées.

4. Facultatif : cochez la case Envoyer les réponses uniquement pendant une période . Spécifiez l' heure de début et l' heure de fin . Les réponses automatiques ne sont envoyées que pendant cette période.

5. Saisissez le message que vous souhaitez envoyer lorsque les réponses automatiques sont activées.

6. Facultativement, cochez la case Envoyer les réponses uniquement aux contacts pour envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes et aux adresses e-mail de vos contacts Outlook.com.

7. Sélectionnez Enregistrer .